Abwesenheitsmeldung aufsetzen und Ferienübergaben vorbereiten - so machen Sie es richtig!
Veröffentlicht am 27.06.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
Sie wollen sich im Urlaub nicht von Arbeitskollegen stören lassen? Dann kommt es auf eine
erfolgreiche Ferienübergabe an. So organisieren Sie diese richtig und das sollten Sie beim
Schreiben der Abwesenheitsmeldung beachten.
erfolgreiche Ferienübergabe an. So organisieren Sie diese richtig und das sollten Sie beim
Schreiben der Abwesenheitsmeldung beachten.
Durch das Festlegung einer Urlausbvertretung ist noch lange nicht alles geregelt. Damit während
Ihrer Abwesenheit keine Fragen aufkommen und wichtige Arbeiten erledigt werden können, sollten Sie jetzt die richtigen Vorkehrungen treffen. Das entscheidende Werkzeug dafür: ein Übergabedokument. Aber wie setzt man dieses richtig auf und was sollte darin stehen?
Wie organisiere ich eine professionelle Übergabe?
Zwei Wochen vor Ihrem Urlaub nehmen Sie ein Papier oder legen eine Word-Datei an. Sortieren Sie die Projekte, für die Sie zuständig sind. Zu jedem einzelnen notieren Sie die laufenden Aufgaben, die damit verbunden sind. Notieren Sie Fristen dazu, falls diese während Ihrer Abwesenheit ablaufen.
Markieren Sie Aufgaben, die eine hohe Priorität haben. Ausserdem schreiben Sie zu jedem Projekt den Ansprechpartner dazu oder notieren Sie eine Person oder einen Dateiordner, in dem sich weitere Informationen zum Arbeitsbereich finden. Für die Urlaubsvertretung sind solche Hinweise enorm nützlich.
Was muss in der Woche vor dem Urlaubsbeginn erledigt werden?
Eine Woche vor Ihrem Urlaub setzen Sie sich mit dem Stellvertreter zusammen. Drucken Sie das
Übergabedokument aus. Gehen Sie die Liste gemeinsam durch und klären Sie, ob es noch Rückfragen gibt. Möglicherweise könnte es auch sinnvoll sein, dass Sie den Mitarbeiter an einem Tag gezielt in einen neuen Sachbereich einarbeiten. Stellen Sie bei der persönlichen Übergabe sicher, dass die Vertretung die notwendigen Passwörter hat und einen digitalen Zugang zu Ihren Arbeitsbereichen erhält.
Worauf achte ich bei der Abwesenheitsmeldung?
Der letzte Schritt vor dem Urlaub ist das Aufsetzen der Abwesenheitsmeldung. Setzen Sie einen Text mit einer freundlichen Anrede und einem kurzen Urlaubshinweis auf. Darin sollte der exakte
Abwesenheitszeitraum stehen und Sie sollten erwähnen, wer in dieser Zeit der passende
Ansprechpartner im Unternehmen ist. Sie können auch eine automatische E-Mailweiterleitung an diese Person einrichten.
Halten Sie den Text möglichst kurz und wählen Sie keinen zu privaten Ton. In den Einstellungen
Ihres E-Mail-Accounts stellen Sie den Text als Abwesenheitsmeldung ein und aktivieren diese zum
passenden Zeitpunkt. So sorgen Sie dafür, dass jeder, der Sie im Urlaub anschreibt, Bescheid weiss, wann Sie wieder reagieren können.
Ihrer Abwesenheit keine Fragen aufkommen und wichtige Arbeiten erledigt werden können, sollten Sie jetzt die richtigen Vorkehrungen treffen. Das entscheidende Werkzeug dafür: ein Übergabedokument. Aber wie setzt man dieses richtig auf und was sollte darin stehen?
Wie organisiere ich eine professionelle Übergabe?
Zwei Wochen vor Ihrem Urlaub nehmen Sie ein Papier oder legen eine Word-Datei an. Sortieren Sie die Projekte, für die Sie zuständig sind. Zu jedem einzelnen notieren Sie die laufenden Aufgaben, die damit verbunden sind. Notieren Sie Fristen dazu, falls diese während Ihrer Abwesenheit ablaufen.
Markieren Sie Aufgaben, die eine hohe Priorität haben. Ausserdem schreiben Sie zu jedem Projekt den Ansprechpartner dazu oder notieren Sie eine Person oder einen Dateiordner, in dem sich weitere Informationen zum Arbeitsbereich finden. Für die Urlaubsvertretung sind solche Hinweise enorm nützlich.
Was muss in der Woche vor dem Urlaubsbeginn erledigt werden?
Eine Woche vor Ihrem Urlaub setzen Sie sich mit dem Stellvertreter zusammen. Drucken Sie das
Übergabedokument aus. Gehen Sie die Liste gemeinsam durch und klären Sie, ob es noch Rückfragen gibt. Möglicherweise könnte es auch sinnvoll sein, dass Sie den Mitarbeiter an einem Tag gezielt in einen neuen Sachbereich einarbeiten. Stellen Sie bei der persönlichen Übergabe sicher, dass die Vertretung die notwendigen Passwörter hat und einen digitalen Zugang zu Ihren Arbeitsbereichen erhält.
Worauf achte ich bei der Abwesenheitsmeldung?
Der letzte Schritt vor dem Urlaub ist das Aufsetzen der Abwesenheitsmeldung. Setzen Sie einen Text mit einer freundlichen Anrede und einem kurzen Urlaubshinweis auf. Darin sollte der exakte
Abwesenheitszeitraum stehen und Sie sollten erwähnen, wer in dieser Zeit der passende
Ansprechpartner im Unternehmen ist. Sie können auch eine automatische E-Mailweiterleitung an diese Person einrichten.
Halten Sie den Text möglichst kurz und wählen Sie keinen zu privaten Ton. In den Einstellungen
Ihres E-Mail-Accounts stellen Sie den Text als Abwesenheitsmeldung ein und aktivieren diese zum
passenden Zeitpunkt. So sorgen Sie dafür, dass jeder, der Sie im Urlaub anschreibt, Bescheid weiss, wann Sie wieder reagieren können.